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2016/9/26
今回は「秘書」のお仕事についてご紹介します！
秘書とは、上司の右腕となり、上司の仕事がスムーズに進むよう裏で支える補佐的な役目を担います。秘書の仕事内容は多岐にわたり、業界によっても異なりますが、秘書の代表的な仕事としては、以下のようなものがあります。
役員にかかってきた電話の取次ぎ、役員宛てにくるメールや手紙をチェックします。
会議や会合などのスケジュールを社内外の担当者と連絡を取り合って調整します。レストランや航空券などの予約業務も行います。効率よく仕事ができるようにスケジュールを組むことがポイントです。
多くの情報の中から取捨選択し、上司に役立ちそうなタイムリーな情報を伝えます。 情報の管理には、会議に使用する資料作成や、上司が瞬時に情報を確認できるようにファイリングすることなども含まれます。
慶弔関連、お中元、お歳暮の手配などの交際業務に関わること（情報収集・準備、代理出席）や、掃除、整理整頓などオフィス環境の整備も秘書の仕事です。
秘書に共通する仕事の大半が裏方ですが、秘書がいることで上司は業務に専念できます。秘書は、所属する組織の発展のために不可欠な存在だと言えるでしょう。
秘書に仕事に必要なスキルは、Word・ExcelなどのPCスキル、ビジネスマナーや正しい敬語が使えることに加え、高いコミュニケーション能力が必要となります。秘書は、いわば上司と周りの人々をつなぐ中継役。秘書が周囲と良い人間関係を築いておくことで、上司の人間関係をつなぐことにも役立ちます。そのためには、ただ単に、その場で調子を合わせられるということではなく、関係者の顔や名前、専門分野、趣味などを考慮に入れたうえでコミュニケーションを図っていく必要があります。
また、組織によって異なりますが、外国人のお客さまや取引先が多い場合には、秘書自身にも英語などの語学力や異文化を理解する姿勢が求められることもあるようです。
未経験から秘書を目指すために必要な資格などは特にありませんが、秘書検定で出題されるような事柄は身に付けておくと自信を持って仕事に携われるようです。また、就業先がどのような秘書を求めているかを把握し、資格を取得したり、知識を習得すると良いでしょう。たとえば、法律事務所では法の専門知識、外資系企業では英語スキルなど、特定の知識や能力が評価につながる場合もあるようです。
秘書としての仕事の魅力はなんと言っても、企業経営に直接関わる社長や役員たちの近くで常に働くことができるということでしょう。秘書が裏でしっかりと上司を支えることがビジネスをスムーズに進め、会社の順調な経営にも繋がります。
また、秘書は社内外との交流を深めることができ、コミュニケーション能力、交渉力、判断力、事務処理能力などがどんどん高まります。どんな仕事にも応用できる基本スキルが身につく仕事であることは、秘書の大きな魅力のひとつです。
未経験の場合、平均年収は250〜350万程度でしょう。経験者の場合は、経験年数によって左右されることも多いようで、経験を積んで社長などトップの秘書になることができれば年収500万円以上になることもあるようです。
秘書職全体の男女比としては、4:6と若干女性のほうが多いようです。秘書というと、女性のイメージが強いかと思いますが、議員秘書に関して言えば、男性のほうが圧倒的に多いでしょう。そのため、男性でも女性でも秘書としてキャリアを積むことが出来ます。
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