転職コラム

2016年12月7日

仕事の効率が劇的にアップするショートカットキー【初級編】

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仕事の効率が劇的にアップするショートカットキー【初級編】

広く知られているものから、マニアックなものまで、数多く存在するショートカットキー。
みなさんはどのくらい積極的に活用していますか?

コンサルティングファームなど高い業務処理能力が要求される職場では、入社初年度にショートカットキーの活用方法を徹底的に叩き込まれるといいます。

その究極目標はなんと、マウスを使わないこと。習得に必死になるあまり、パソコンからマウスを外してしまう社員もいるとか……。

そのくらい、ショートカットキーが業務効率の向上に果たす役割は大きなものなのです。

本記事ではそんなショートカットキーのなかから、「利用頻度」が高く、「業務効率アップ」に大きく貢献するものをピックアップし、紹介していきます。

コピー&ペーストは絶対にショートカットキーを活用しよう
テキストをコピー&ペーストしたいとき、わざわざ引用元を[右クリック]して[コピー]し、そのまま[右クリック]→[貼り付け]……なんて、していませんか?

心当たりがあるみなさん、今日でそのやりかたは卒業しましょう!
コピー&ペーストの作業は、すべてショートカットキーを使用して行なうことができます。

Ctrl + C → コピー
Ctrl + V → 貼り付け

※Macの場合はCtrlキーではなくCommandキー

テキストだけでなく、ファイルそのものやExcelのセルなど、あらゆるコピー&ペーストに対応できるのが、このショートカットキーのスゴいところ。習得しておけば、PCでの作業スピードが向上することは間違いありません。
「利用頻度」の観点から見ても、真っ先に習得すべきショートカットキーだといえるでしょう。

ちなみに[ Ctrl + C ]「コピー」ですが、[ Ctrl + X ]「切り取り」です。
「コピー」ほど利用頻度の高い操作ではありませんが、あわせて覚えておきましょう。

ファンクションキーを使いこなそう
ファンクションキーとは、キーボードの上部についているF1~F12のキーのことです。
PCでの作業に慣れないうちは、「何のために付いているの?」と感じることもあるかもしれません。

しかし、これも使いこなすことで作業効率を爆発的にアップすることができるのです!

F6 → 文字変換時、ひらがなに変換
F7 → 文字変換時、全角カタカナに変換
F8 → 文字変換時、半角カタカナに変換
F9 → 文字変換時、全角英数字に変換
F10 → 文字変換時、半角英数字に変換

いかがでしょうか。すべて使いこなしていますか?

F6(ひらがなに変換)F7(全角カタカナに変換)あたりは知っていても、F9(全角英数字に変換)F10(半角英数字)を知らなかった、という方は意外と多いのではないでしょうか。

F6、F7に比べていまいち目立たないこれらのキーですが、使用頻度はむしろこちらのほうが上。今日から積極的に使用していきましょう。

また、F9、F10は押すごとに「小文字」→「大文字」→「先頭のみ大文字」と変換されていきます。アルファベットでの人名や企業名を入力するときなど、[半角/全角キー]や[Shiftキー]を使わずに入力ができるため、非常に文章作成の効率を高めてくれるキーといえるでしょう!

上書き保存の処理は0.5秒で行なう
ExcelやWordでの作業時にはこまめな保存がなによりも重要。
そんなとき、保存するたびにメニューを開いて[上書き保存]をクリックしている方がいましたら、ぜひこのショートカットキーを活用しましょう。

Ctrl + S → 上書き保存
※Macの場合はCtrlキーではなくCommandキー

前述のコピー&ペーストに負けず劣らず利用頻度が高く、重要なのがこのショートカットキーです。ファイルの新規保存時には自動で[名前を付けて保存]の処理を呼び出してくれるため、とにかく保存時は[ Ctrl + S ]!! ……と覚えましょう。

また、既存のファイルをあえて[名前を付けて保存]したい場合は次のショートカットキーを使用しましょう。

F12 → 名前を付けて保存
※Macの場合はCommand + Shift + S

現在の作業ファイルを、念のため別名で保存しておきたい…というシチュエーションは意外とあるものです。[ Ctrl + S ]と比較するとそこまで使用頻度は高くありませんが、覚えておいてソンはありませんよ!

さて、いかがでしたでしょうか。
今回は、【初級編】と題し、非常にポピュラーかつ利用頻度の高いショートカットキーを中心にご紹介しました。ある程度PCでの作業に慣れた方にとっては、正直物足りない内容だったかと思います。

次回は【中級編】。今回物足りなかった方や今回の内容をマスターした方に向けて、もうすこし発展的なショートカットキーをご紹介していきます!

最終目標「脱・マウス」!! ……とまではいきませんが、みなさまの業務効率がアップするよう、役に立つものから掲載していきますので、次回をお楽しみに!

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