転職コラム

2016年12月20日

仕事の効率が劇的にアップするショートカットキー【中級編】

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仕事の効率が劇的にアップするショートカットキー【中級編】

 みなさん、普段活用しているショートカットキーはいくつくらいありますか?

 業務効率化にまつわる資料などを読んでいると、「ショートカットキーを知れば知るほど年収が上がる!」とまで言い切ってしまっているものが少なくないことに気付かされます。
 今回は【中級編】ということで、前回の【初級編】では紹介しきれなかったショートカットキーを紹介していきたいと思います。ぜひマスターして、年収アップや評価アップにつなげていきましょう!

「Ctrl + Z」「Ctrl + Y」を使いこなそう

 例えばオフィスソフトで資料を作成しているとき、操作を間違えてしまったり、間違った文章を作成してしまうことってよくありますよね。そんなときに、直前の操作を取り消すことができる「元に戻す」機能があるのはよく知られたことだと思います。

 パソコンでの作業に慣れない人は「元に戻すアイコン(反時計回りの青い矢印)」をクリックしてしまいがちですが、この操作もショートカットキーで行なうことができます。

Ctrl + Z → 元に戻す
※Macの場合はCtrlキーではなくCommandキー

 以前の記事で紹介した「Ctrl + C」「Ctrl + V」(コピー&ペースト)に次いでよく使うショートカットキーなので、絶対に覚えておきましょう。

また、「Ctrl + Z」を多用しているとどうしても起こってしまうのが、「あ、元に戻しすぎた!」というミス。2回分だけ操作を戻したかったのに、「Ctrl + Z」を3回押してしまったり、元に戻してみたあとで「やっぱりこうしておけばよかった!」とアイデアが浮かんだり……。

そんなときには、このショートカットキーを使いましょう。

Ctrl + Y → やり直し
※Macの場合はCtrlキーではなくCommandキー

 「Ctrl + Y」を押下することで、直前の「元に戻す」の操作をキャンセルすることができます。「Ctrl + Z」キーに比べるとどうしても使用頻度は少なくなりますが、これも覚えておいて、絶対に損はないショートカットキーです。時計回りの青い矢印が「やり直しアイコン」ですが、ショートカットキーを覚えてしまえば使うことはほとんどないでしょう。

 「Ctrl + Y」には「直前の操作を繰り返す」というはたらきもあります。
直前に「元に戻す」の操作を行なっていない状態で「Ctrl + Y」を押下すると、直前の操作と同じ操作がもう一度繰り返されます。
Microsoft Office Wordを開き、「abc」とだけ入力し、「Ctrl + Y」を押してみてください。画面にはもう一度「abc」と入力され、最初の入力とあわせて「abcabc」という文章が表示されているはずです。「やり直し」の機能と比べるとあまりメジャーではありませんが、せっかく「Ctrl + Y」を覚えたのであわせて押さえておきましょう。

 また、「Ctrl + Z」が使えるシチュエーションは資料作成や文字入力に限りません。「ファイルの名前を変更したけどやっぱり元に戻したい」「ファイルを間違えて削除(ごみ箱に移動)してしまった」というような場合にも「Ctrl + Z」で操作を取り消すことができます。

Webブラウザの操作を助けるショートカットキー
 2016年現在、ホワイトカラー職であるかぎり、業務中にWebブラウザを一切使わないという人はあまり多くないでしょう。Webブラウザ上で動作するグループウェアやERPパッケージを導入し、そこでスケジュール管理や社内連絡を行なっている企業がかなりの割合で存在しています。
したがって、Webブラウザの操作に習熟することもまた、業務効率の向上につながると言って、ほぼ間違いないでしょう。

Ctrl + W → タブを閉じる
※Macの場合はCtrlキーではなくCommandキー

 もっとも汎用的に使うことができるのが、このショートカットキー。メジャーなWebブラウザほぼ全てに対応しており、押下すると「現在操作しているタブを閉じる」処理を行なってくれます。
また、「Ctrl +W」のショートカットキーはWebブラウザ外でも使うことができます。Microsoft Officeソフトなどでも、Webブラウザと同じく、「現在操作しているウィンドウを閉じる」ショートカットキーとしての機能が割り当てられています。

Ctrl + Shift + T → 直前に閉じたタブを開く
※Macの場合はCtrlキーではなくCommandキー

 Webブラウザで作業をしていてどうしても起こるのが、「間違えてタブを閉じてしまう」操作ミス。時間をかけて検索してようやく辿りついたページなんかだと、もう一度このページに辿りつけるかどうかもわからず……。Webブラウジングの「あるある」ですが、「Ctrl + Shift + T」のショートカットキーを知っていればもう悩む必要はありません。
こちらも標準的なWebブラウザのほぼ全てに対応したショートカットキーで、ユーザーが直前に閉じたタブを「もう一度開いてくれる」はたらきを持っています。ただしこちらは基本的にMicroSoft Officeなどでは動作しないショートカットキーなので注意が必要です。

今回は「中級編」ということで、前回の「初級編」よりも少しだけレベルアップしたショートカットキーを紹介してみました。特に最後に紹介した「Ctrl + Shift + T」なんかは、知らない方もいたのではないでしょうか。
とはいえ、普段から意識してショートカットキーを活用しているユーザーにとっては、今回の内容もまだまだ序の口。次回はさらにもうすこしレベルアップしたショートカットキーを紹介していきますので、引き続きご期待ください!

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