転職&お仕事コラム

2017年1月24日

仕事の効率が劇的にアップするショートカットキー【番外:Excel編】

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仕事の効率が劇的にアップするショートカットキー【番外:Excel編】

大半のビジネスマンにとって、Excelスキルはもはや欠かせないもののひとつです。日々の数値管理や見積書の作成、データ分析など、Excelを用いて行われる業務は非常に多岐に渡ります。
前回までは初級編中級編と様々な場面で使えるショートカットキーを紹介してきましたが、今回は「番外編」として、Excelでの作業効率を特に上げるショートカットキーを共有していきます!

「Ctrl + 1」で作業速度が圧倒的に加速する

Ctrl + 1 → 「セルの書式設定」を開く

もしも「セルの書式設定」を開くときに右クリックから操作しているのであれば、このショートカットキーは今すぐにでも習得しておくべきテクニックです。
たとえば少しこだわった罫線を設定したいときや、セルの表示形式を変更したいときなど、「セルの書式設定」画面を開く機会は非常に多いかと思います。
使用頻度の高い操作を効率化するのが、全体的な業務効率化への一番の近道です!
■列/行の挿入・削除もショートカットキーで

(列/行を選択した状態で)
Ctrl + Shift + ;(セミコロン) → 列/行の挿入
Ctrl + -(マイナス)→ 列/行の削除

このような操作も、ショートカットキーでガンガン効率化してしまいましょう。
列挿入であれば挿入したい箇所の右の列を選択して「Ctrl + Shift + :(コロン)」、行挿入であれば挿入したい箇所の下の行を選択して「Ctrl + Shift + :(コロン)」です。
特にすこし見た目にこだわった表を作成する際は頻繁に行なう操作なので、積極的に使用して指を慣らしていきましょう。

■現在の日付と時刻を一瞬で入力する

Ctrl + ;(セミコロン) → 現在の日付の入力
Ctrl + :(コロン) → 現在の時刻の入力

使用頻度を考えると、これも覚えておくべきショートカットキーでしょう。時刻の入力はそこまで行わないかもしれませんが、日付はそうではありません。シート上にデータの入力日・作業日などを入力することは、業務上よく行われる操作のひとつです。そのたびに日付を手打ちしていては、非効率なのはもちろん、入力ミスや、入力形式の不統一を招いてしまいます。
日付を入力するときはこのショートカットキーを使うようにして、表示形式を変更したい場合は「セルの書式設定」から[表示形式]タブで「日付」もしくは「ユーザー定義」で日付の表示方法を選びましょう。
なお、このときも「Ctrl + 1 :セルの書式設定を開く」のショートカットキーを使うことをお忘れなく!

■簡単な文字装飾ならキーボードで

Ctrl + B → 文字をボールド(太字)にする
Ctrl + I → 文字をイタリック体(斜体)にする
Ctrl + U → 文字にアンダーラインを引く
Ctrl + 5 → 文字に取り消し線を引く

まず、このなかで「Ctrl + B :文字をボールドにする」は確実に押さえておきましょう。
他の3つの操作と比較して、文字をボールドにする操作は使用頻度が段違いに高いからです。非常に押しやすいキー配置なのも嬉しいポイント。
「Ctrl + V :貼り付け」の指のかたちから、ひとつキーをずらすだけなので、違和感なく業務に導入できるかと思います。
また、これらのショートカットキーはExcelのみならずWord、PowerPointなど、文字の書式が変更できるようなソフトウェアでは広く使用することが可能です。PowerPointで資料を作成するときなどは文字をボールドにする操作が非常に多く発生するので、ぜひそちらでも取り入れてみてください。

参考になりましたでしょうか?Excel操作にかぎらず基本的な考え方として、同じ操作を行なうのであれば、マウスよりキーボードショートカットを使ったほうが早いです(主にノートパソコンで作業をしている方などは、特に当てはまります)。
知識の習得も重要ですが、「ガンガン使って業務を効率化しよう」という意識をつねに持ちつづけましょう!

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