転職&お仕事コラム

2017年3月8日

仕事の効率が劇的にアップするショートカットキー【番外:PowerPoint編】

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仕事の効率が劇的にアップするショートカットキー【番外:PowerPoint編】

第5回目となる今回のショートカットキー講座のテーマは「PowerPoint」。
いわゆる「パワポ」です。

職務によって使用頻度に差のあるツールではありますが、ほとんど毎日のように使う人も多く、やはり多くのショートカットキーが用意されています。

 今回はそんなショートカットキーのなかから、「これを知っておくだけで全然違う!」というものをいくつか、紹介してみます。

一瞬でテキスト編集、F2キー

F2 → オブジェクトのテキストを編集する

 スライドに文字を入れる際は、なにかオブジェクトを挿入し、そのテキストを編集するのが一般的。(余談ですが、テキストボックスを挿入するよりは四角形などの図形を挿入し、書式を整えてテキスト編集したほうがオブジェクトの取り回しがいいと思います。)

 しかし、オブジェクトのテキスト編集、頻繁に行う動作の割に、マウスで片付けようとするといちいち右クリックから「テキストの編集」を選ばねばならず、手間のかかる作業です。

 そんな悩みを解決してくれるのが、F2キー。
オブジェクトを選択してF2キーを押下すると、一瞬でテキストの編集モードとなります。
今回のショートカットキー講座で、このF2キーはおそらく一番重要度が高いので、これだけでも習得してみてください。

グループ化を使いこなそう

Ctrl + G → グループ化
※Macの場合はCtrlキーではなくCommandキー

 パワーポイントで効率の良い資料作成を行おうとすると、非常に頻繁に「グループ化」の機能を使うこととなります。図形やテキストなど複数のオブジェクトをまとめ、ひとつのオブジェクトとして扱えるようにすることを「グループ化」といいますが、当然、この処理にもショートカットキーが割り当てられています。

 また、グループ化したものをもとに戻したいときは「 Ctrl +Shift + G 」で解除ができます。Shiftキーは、ショートカットキーにおいてはしばしば「すこし異なった処理」を行うものとして登場するので、ニュアンスとして覚えておくと良いでしょう。

「スライドショー」の再生方法で差が出る

F5 → スライドショーを開始する
Shift + F5 → 現在のスライドからスライドショーを開始する
Esc → スライドショーを終了する

 「スライドショーの再生」もまた、パワポにおいては非常に重要な機能です。プレゼン用のスライドを作成しているときなどは、何度も何度も実際の発表を想定してスライドショーを確認することになるでしょう。そのたびにマウスでいちいち作業していたのでは、手間もいいところ。

 また、特に重要なのは、上に挙げたうちの2つ目の「現在のスライドからスライドショーを開始する」ショートカットキーです。ほんのすこし手直ししたアニメーションを確認するために、いちいち一番最初のスライドから再生を開始して、目的のスライドまでEnterキーを連打した経験はありませんか? そもそもその機能を知らなかった人、機能は知っていたけどショートカットキーは知らなかった人、まとめて「Shift + F5」で覚えてしまいましょう!

さて、いかがでしたでしょうか。
3回目の番外編ということで、とうとう番外編の本数が本編の本数を上回ってしまいました。笑

 前回の記事でも触れたように、デスクワークのスピードを上げるには「作業効率を上げよう」という意識を持つことがとても大切です。次回の内容はまだ未定ですが、引き続き、みなさまのデスクワークを高速化できるよう、重要なショートカットキーから順番に紹介していくつもりですので、どうぞお楽しみに!

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