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2017/3/15
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最近ではLINEやSNSの普及によって、メールの使用頻度が減りつつあります。しかし、ビジネスの場面においては、取引先との連絡は電話やメールを使用することがほとんどです。電話が繋がらないときは、メールでやり取りをする方も多いと思います。
取引先とのコミュニケーションの要となるメールは、電話とは違い文章のみで構成されるため、言葉の伝え方やメールのマナーがなっていないことで誤解を招き、時には思いがけないトラブルが発生してしまう可能性もあります。そのようなトラブルを防ぐためにも、失礼のない、きちんとしたマナーを守った形式を意識することが必要です。
しかし、重要な役割を果たすビジネスメールをいざ作成しようとすると、
「最初の冒頭のあいさつはなにからはじめよう･･････」
「最後の〆の言葉が浮かばない･･････」
など悩んでしまう方もいるのではないでしょうか？
そんなときのために、いくつかのパターンの書き出しと結びのフレーズをご紹介します！パターンを覚えて使い分けるようにすれば、もう悩む心配はありません！
すぐにメールを送らなければならないのに書き出しでつまづいてしまい、なかなか前に進めないという方は以下のパターンを覚えておくと良いでしょう。
初めてメールを送る場合と、取引先へ送る場合の書き出し例をご紹介します。
⇒「初めてご連絡いたします。○○会社の△△を担当しております××(名前)と申します。」
⇒「突然のメールで失礼いたします。○○を拝見し、ご連絡させていただきました。」
⇒「いつも大変お世話になっております。○○会社の××です。」
⇒「ご無沙汰しておりますが、お変わりなくお過ごしのことと存じます。」
先方からメールを受け取り、それに返信する際の書き出し例はこちらです。相手との関係性や新密度によって若干言い回しが変わる場合もありますが、以下のような書き出しにしておけばまず間違いないでしょう。
⇒「ご連絡ありがとうございます。」
⇒「ご多忙のところ早速お返事をいただき、うれしく思います。」
⇒「いつもお心遣いいただき、誠にありがとうございます。」
最後に、結びの文例をご紹介します。一般的な結びは問題ないかもしれませんが、返信をもらいたい場合は少し工夫が必要です。また一言付け足すだけで一層丁寧な印象を与えることができる表現もあるため、ぜひご参考にしてみてください！
⇒「何卒よろしくお願いいたします。」
⇒「ご案内申し上げます。」
⇒「用件のみ申し上げます。」
⇒「不明な点があれば、遠慮なくお尋ねください。」
⇒「まずお礼まで。」
⇒「ご検討ください。」
⇒「ご返信(ご回答)をいただけると幸いです。」
⇒「ご教示願えれば幸いです。」
⇒「○○の件、良いご返事をお待ちしております。」
⇒「取り急ぎ」
⇒「お手数ですが」
⇒「恐れ入りますが」
⇒「ご一読後」
⇒「ご検討のうえ」
いかがですか？
これらのフレーズを覚えてしまえば、悩まずにメールが作成できると思います。
メールはビジネスを円滑に進めるためには必要不可欠なツールです。
せっかくつかんだチャンスをたかがメール1通で無駄にしてしまわないようにマナーを見直してみてください。
そしてぜひ使いこなしてくださいね。
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