転職コラム

2017年7月13日

デキる人に学ぶ、業務効率化のための方法まとめ

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デキる人に学ぶ、業務効率化のための方法まとめ

 仕事をしていて、突然急ぎの案件が入ってしまったり、業務量が多いと「急がなきゃ」という意識にとらわれてしまうことがあると思います。当然、焦って仕事をしていれば普段ならしないであろう小さなミスも増えてしまいます。そして、もっと効率よくやろうと思っていてもどうすれば効率よく仕事をできるのか分からず、結局普段と変わらない毎日を過ごしている方も少なくないのではないでしょうか?

 今回はそんな悩みを解決するために、デキるビジネスパーソンが行っている業務効率化のための方法をまとめてみました。

仕事の進め方編
スケジュールは目立つところに

 仕事をする上で、1日のスケジュールなどをまとめている方は多いと思います。しかし、そのまとめたスケジュールは、自分の目につくところにありますか?せっかくスケジュールを立てても、立てただけで意識しなかったり、忘れてしまっては意味がありません。スケジュールを立てたら自分の目につくところ、目につきやすいところに置いておき、常に確認できるような状態を作りましょう。目につく回数を増やすことで「期限がせまっている」「あと今日はこれをやれば帰れるな」など早く気付くことができ、業務スピードを自分でコントロールできるようになります。

仕事は一つずつ片付ける

 「やることが多すぎて何から手をつければいいか分からない」そんな方は、仕事を一つずつ終わらせることを意識しましょう。「あの人色んなことができてすごいな……」と思われている人ほど、実は一つひとつの業務を集中して行っていることが多いです。人間の脳は、あれもこれもとたくさんのことを処理できるようにできておらず、考えることが多いほど生産性が下がってしまうそうです。それでもどれからやればいいのか分からないのであれば、早くできるものから片付けるとよいでしょう。そうすれば、時間がかかる仕事にじっくりと取り組む余裕がうまれます。

ルーティーンワークはルール化

 “毎日絶対にやらなければいけない仕事”“毎週○曜日に絶対入ってくる依頼”などは自分の中でルールを決めて進め定期ましょう。たとえば「毎日やる業務は出社後1時間で集中して終わらせる」「毎週○曜日に入ってくる依頼は、その日の退社前15分で片付ける」などです。期限付きのルールを決めることで、その時間にその業務を集中して終わらせることができるだけでなく、残った時間でどのように業務を進めるかというタイムマネジメントもできるようになります。またルール化して習慣づけることで、やるべきことをド忘れしてしまうなどの事態も防ぐことができます。

仕事の目印をつけておく

 どんなに完璧に業務をこなしていても、ふとした瞬間にミスは生まれてしまいます。そういった事態を防ぐためにあらかじめ目印をつけておくようにしましょう。ここで言う目印とは「引き出しを開けたときの一番上に次にやらなければならない仕事の資料を置いておく」などというものです。このように思い出すきっかけを作っておくことで業務に追われていても「そういえばこれもあったな」と思いだすことができ、ミスを防ぐことができます。ただし、引き出しを開ける回数が少なければそのまま忘れてしまう可能性もあります。なので自分が絶対に使う場所、目にするところに目印を作っておきましょう。

休み方編
休憩は“短く何回も”

 実は人間の集中力は90分が限界で、さらに15分ごとに“飽き”がきてしまうそうです。なので、集中できる時間を効率よく使うためにも、90分ごと、15分ごとなどでこまめに休憩を取るようにしましょう。休憩といっても、「パソコンの画面から眼を放してのびをする」「水分補給をする」「作業的な簡単な仕事をする」など小さなことでも十分効果があるそうなのでぜひ試してみてください。

休む時はとにかく休む

 帰ってから仕事のことを考えることも素晴らしいことですが、「休日に仕事のことなんて考えたくもない!」という方もいるでしょう。もし帰宅後や休憩中に仕事のことを考えるのがストレスになってしまうのであれば、いっそ完全に仕事から離れてしまいましょう。身も心もしっかりと休めて一度リセットしたほうが頑張れるものです。また休みを楽しみにすることで仕事のモチベーションにもつながります。つらい仕事だからこそ、楽しい時間・休む時間も大切にしましょう。

番外編

 取り入れるにはちょっと勇気がいるかもしれない方法も紹介します。

思い切って後回しにする

 “後回し”と聞くとあまり良い印象を受けませんが、どうしてもアイデアが浮かんでこないなど行き詰まってしまった場合は、思い切ってその仕事から離れて別の作業をしてみましょう。期限に余裕があるのであれば一度時間を開けてみるのも手です。後で改めて考え直すことで、実は簡単に解決できることに気付いたり、意外なところからアイデアが出てくることもあります。もちろん、今自分が行っている仕事が本当に後回しにしても問題ないのかは慎重に判断してくださいね。

ストレス少なく効率の良いビジネスライフを!

 ぜひ今回紹介した方法のなかから自分の業務に取り入れやすいものを取り入れ、忙しさを少しでも軽減しストレスなく働ける習慣を身につけてください。また、今回紹介した方法以外にも、あなたにあったあなただけの業務効率化方法もあるかもしれません。常に「どうしたらもっと効率よくできるか」を考え、デキるビジネスパーソンを目指してください。

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