転職コラム

2020年8月14日

テレワークの生産性向上!上司と円滑にコミュニケーションをとるポイント

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テレワークの生産性向上!上司と円滑にコミュニケーションをとるポイント
 新型コロナの感染拡大を受け、政府が民間企業に対し社員のテレワーク率70%を目指すよう要請するなど、現在テレワークの必要性やその普及率は高まっています。
 毎日出社していた日常が一変し、初めて長期的なテレワークを経験して上司と部下のコミュニケーションに不安を感じているという人も多いのではないでしょうか。顔を合わせないテレワークでは、これまで以上に意識して適切なコミュニケーションをとることが重要です。効率的なコミュニケーションをとって仕事の生産性を向上させるため、今回は部下が上司とコミュニケーションをとるうえで意識するべきポイントをご紹介します。

上司とコミュニケーションをとるポイント

生産性の高いテレワークを行うためには、適切で効率的なコミュニケーションをとることが大切ですが、今回は部下から上司にコミュニケーションをとるうえで意識するべきポイントをご紹介します。姿が見えず上司がしていることや考えていることがわかりづらい分、普段より声をかけることに躊躇してしまうかもしれませんが、自分の不安を解消するためにも、以下のポイントを押さえて適切なコミュニケーションをとるようにしましょう。

その日のスケジュール、進捗は詳細に共有しよう

普段は声をかけなくても、今取り組んでいる仕事の内容や、順調か否かといった様子を上司がおおよそ把握してくれることがありますが、姿が見えないテレワークにおいては上司からしても、部下が今どんな仕事に取り組んでどんな状態なのかわからないことは大きな不安材料となります。なので、朝はその日取り組む仕事やタイムスケジュールを共有するようにしましょう。また、1日の最後に進捗も詳細に共有できると上司は一層安心できるほか、実はテレワーク中に自宅でサボっているのではないかといった良からぬ懸念も防ぐことができます。また、スケジュールを共有する際は、上司から指定されていなくても自分から提出や完了の期限を設けて共有するようにすると、上司も自分の仕事のスケジュールとバランスをとってフォローしやすくなり、双方の仕事が効率良く進められるでしょう。テレワークは個人のスケジューリングやモチベーションの維持が生産性に大きく影響してきます。「この人は自分でしっかり考えて積極的に行動に移せる人だ」と上司から評価される機会ともなりますので、スケジュールや進捗の報告はテレワーク中頻繁に行うようにしましょう。

質問や悩みは自分から積極的に相談しよう

普段なら口頭で簡単に質問できることもテレワーク中はメッセージや電話を使う必要があり、質問する側も回答する側も普段より工数がかかります。そのため、質問をすることに心理的ハードルを感じてしまうかもしれませんが、同じ空間にいないテレワークにおいて質問することを躊躇してしまうのは良くありません。小さな疑問を確認せずに仕事を進めてしまった結果、後々大きなミスにつながっていたり、かけた時間が無駄になってしまったりすることもあります。日々の業務をしていて疑問が生じたら、その都度上司に質問するようにしましょう。また、悩みについても同様です。テレワークは人との会話が減り、仕事をしていて孤独を感じたり思考がネガティブに偏ってしまったりすることがあります。普段であれば困っているようすや悩んでいるようすを見かねた上司が声をかけてくれるかもしれませんが、テレワークではお互いの様子から慮ることはできません。自分のメンタルの健康を維持するためにも、悩みや不安があるときは自分から上司に相談しましょう。

適切な連絡手段を利用しよう

テレワーク中に上司とコミュニケーションをとる際は、メッセージか電話が主な連絡手段となりますが、それぞれ内容や緊急度に合わせて適切な使い方するよう心がけましょう。テレワーク中は相手の様子を目の当たりにすることができないので、極力双方の負担にならない方法でコミュニケーションをとることが重要です。

メッセージ(メール、チャットなど)
    基本的に緊急度が高くないものはメールやチャットなどのメッセージで伝えるようにしましょう。メッセージは上司の仕事を遮ることなく、都合の良い時に返信してもらえるので負担をかけることもありません。また、数字や固有名詞など正確に伝える必要がある内容も文字であるメッセージで送ると良いでしょう。電話では聞き間違えが生じてしまう可能性もある上に、相手にメモを取らせるという工数も発生してしまいます。急ぎの用件の場合は先にメッセージを送ってから電話で伝えると確実です。またメッセージを送る際は、伝えたい内容をしっかり整理して情報が過不足なく伝わるように書くことを意識しましょう。大切なのは伝えたいことが端的に書かれているかどうか。余分な表現は極力そぎ落とした箇条書きにするのもおすすめです。内容を盛り込みすぎてしまったり、必要な情報が足りていなかったりする状態で送ってしまっては余計な往復をして手を煩わせることになるため要注意です。
電話
    緊急度が高いものは躊躇せず電話で連絡をとるようにしましょう。メッセージはすぐ既読になる保証がなく、返事の文章を作成する工数もあるので急を要する用件には適しません。反対に、緊急度が低くメッセージで聞いても問題ないような用件を1日に何度も電話で聞かれると、上司も業務効率が悪くなって負担が増えてしまうため、電話は相手の手を止めてしまうということを念頭において使用しましょう。
    電話はその場でスムーズにコミュニケーションがとれるほか、声から感情やニュアンスも伝わりメッセージより多くの情報を得ることができます。一方で数字や固有名詞などについては聞き間違えてしまう可能性もあるほか、ログが残らないという懸念点もあります。情報量が多い内容を電話で相談したい場合は、先に概要をまとめたメッセージを送り、互いにその内容を確認しながら電話で話すなどして工夫しましょう。

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以上、テレワーク中に上司と適切なコミュニケーションをとるためのポイントをお伝えしました。テレワーク中は意識してコミュニケーションをとらないとお互いの理解ができず連携や業務に支障をきたしてしまう可能性もあります。上司に対し自分から情報開示をして適切なコミュニケーションをとりつつ、自分の過ごしやすい環境で集中力を発揮して生産性の高いテレワークを続けていきましょう。

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