転職&お仕事コラム

2020年8月28日

リモートワークの効率を圧倒的に向上させる “テキストコミュニケーション”のコツ

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リモートワークの効率を圧倒的に向上させる “テキストコミュニケーション”のコツ

新型コロナの影響で、リモートワークに切り替わったという人も多いと思いますが、互いの状況が見えないことでコミュニケーションの課題を感じている人も少なくないのではないでしょうか。
リモートワークではオンラインでのコミュニケーションが主流となります。特にチャットやメールなどのテキストベースでコミュニケーションをとる場合、相手に表情が見えず口調や声のトーンがわからない分、意図した内容やニュアンスが伝わりにくくなったり、ともすると冷たい印象を与えてしまったりすることも……。対面のときには到底起こり得なかった誤解や認識の不一致によって業務が滞ったり、いらぬ摩擦を引き起こしたりしてしまうこともあり、苦手意識を持っている人もいるようです。
テキストによるコミュニケーションで円滑に意思疎通を図るためには対面のときとは違った注意点やちょっとしたコツが必要です。こちらではリモートワークの業務効率や生産性をアップさせるためのテキストコミュニケーションのコツをご紹介したいと思います。

テキストコミュニケーションの課題と注意点

テキストコミュニケーションとはメールやチャットなどのテキスト(文字)ベースで伝達、意思疎通を行う手法のことです。ビジネスチャットの普及によりテキストによるコミュニケーションの機会が増えてきましたが、ここ最近リモートワークの導入が進んだことによってテキストコミュニケーションの重要性は一層注目されつつあります。リモートワークの業務効率を上げるためにはいかにテキストコミュニケーションを円滑に行うことができるかがキーになるといってもよいでしょう。
まずは、テキストコミュニケーションの特徴をしっかり理解したうえで、上手に活用していくことが大切です。以下にテキストコミュニケーションのメリットとデメリットをまとめましたのであらかじめ確認しておきましょう!特に課題と注意点を知ることで、この後にお伝えするコミュニケーションのコツがより理解しやすくなるはずです。

メリット
    ・情報、伝達事項がすべて明文化されるため認識の齟齬(そご)がない
    ・口頭とは違って後から見返すことができる。
    ・「言った・言わない」のトラブルが起きない
    ・いつでもどこからでもコミュニケーションが図れる
デメリット
    ・相手がリアルタイムで情報を受け取っているかわかりにくいことがある
    ・表情や口調がわからないため微妙なニュアンスが伝わりにくい
    ・丁寧に伝えようとするあまり長い文章になってしまい要点が伝わりにくくなる
    ・端的に伝えることを意識しすぎると冷たい印象を与えることも
    ・伝え方が一方通行になりがちで、相手の理解力に委ねすぎてしまう場合がある

リモートワークをより効率化するためのテキストコミュニケ―ションのコツ

用件が一目でわかるように端的に伝える

相手に丁寧に伝えようとするあまり、どうしても長い文章になってしまうことがありますが、長い文章は読解に時間がかかり素早いコミュニケーションには不向きです。また、人によっては長い文章を読むことに苦手意識を持っていることもあり、身構えてしまうあまり迅速なレスポンスを得られないということもあります。社内チャットなどであれば「お疲れ様です」「お忙しいところ恐縮ですが~」「何卒よろしくお願いいたします」などの表現を思い切ってカットしてしまうなど、用件にあまり関係のない表現や言葉は極力そぎ落として、一文を短く、端的に伝えるように工夫しましょう。
例えば、文頭に「●●の件の報告」「■■についての確認」などと用件や結論を明記したり、「確認事項」、「経緯・理由」、「期限」など、伝えたいことを項目立てて箇条書きにするなど、文章の見え方にも工夫をすると視認性も上がりよりスピーディに内容が理解しやすくなるため、効率的なコミュニケーションが可能となります。適度に改行したり、句読点を挟むだけでも読みやすさが格段にアップするため、ぜひ意識してみてください。

悪い例

    お疲れ様です。○○部の△△です。
    先日□×商事様から受注した××の納品の件なのですが、先ほど先方の社長様より再度催促のご連絡を受けてしまいました。月末でお忙しいところ大変恐縮ですが、いつ頃納品が可能か早急にご確認いただき、ご返信をお願いできますでしょうか。何卒よろしくお願いいたします。

    ★これだと用件が埋もれてしまって、最初から最後まで全文を読まないと内容が理解できない

良い例
    【□×商事様への××納品時期確認の件】
    ××について、最短の納品時期を教えてください。
    (本日、先方の社長より催促の連絡が入ったため)

    ●月●日(●)×時までにご返信いただけると幸いです!

    ★用件、確認事項、回答期限など、必要な内容を端的に書いているため、一目で用件が理解できる

主語、具体的な言葉を入れる

特に普段からやり取りをしている相手に対しては「わかっているはず」「察してくれるはず」という思いが働き、主語や具体的な内容を省略してしまうことがあります。ただ、その「はず」という思い込みが仇となって、大きな誤解を生んだり相手を困惑させてしまうこともあります。間違いなく伝えるためには、相手の理解に委ねずに主語、具体的な内容を省かずにきちんと記載することが大切です。また、共通の認識ができる言葉、相手が理解しやすい表現を選ぶなどの気遣いができるとストレスのないより良いコミュニケーションが図れます。

悪い例
    来週火曜10時に○○社の方が来るので、対応よろしくお願いします。

    ★来週火曜は何日なのか、何の件なのか、相手に確認をさせる工数が発生してしまうことも

良い例
    〇月〇日(火)10:00に、△△の件で○○社の□□さんが来社されます。
    見積書とサンプル品を受け取っておいてください。

    ★具体的な日時や用件を省かずに書くことで、このメモを見れば一度で理解できる。やり取りを往復しなくてよい分、効率的に伝えられる

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絵文字や感嘆符で感情を補足する

端的な文章を心掛け、必要のない表現を省くあまり、どうしても無感情で冷たい印象を与えてしまうこともあります。テキストを送った後、対面でのコミュニケーションでフォローできる場合ならそこまで気にする必要はないかもしれませんが、テレワークなどで相手の表情や口調をリアルに感じることができない場合、こちらが意図しない受け取り方をされてしまうことも多々あります。そうならないためにも、文末に「!」「!?」などの感嘆符や絵文字、顔文字などをつけて、与える印象を和らげるような工夫をするとよいでしょう。LINEなどのチャットツールではスタンプなども利用できるので、適度に織り交ぜて感情や状況を補足するようにすればより柔らかさや親密さが表現できます。物理的な場所が離れていても、気持ち的な繋がりがあればチームワークを損なうことはありません。送る相手にもよりますが、同僚や後輩、部下、普段から密なコミュニケーションを図れている直属の上司などにはいつも以上に多用してもちょうどよいかもしれません。また、たまには砕けた表現などを使ってみたり、感謝や労いの表現は積極的に伝えるようにするとよりポジティブな印象を与えることができるためおすすめです。

    【至急】本日18時までに対応してください。

    【至急】本日18時までに対応してください!m(_ _)m

    ★絵文字や顔文字などが着くことで印象が大幅に和らぐ

レスポンスは素早く

相手の状況が見えない場合、メールやチャットを送ってもいつ読まれているのか、ちゃんと伝わっているのか、いつ返信が来るのか……と不安になってしまうことがあります。リアクションが無かったりレスポンスが遅いと、安心感や信頼感を損なうだけでなく「サボっているのではないか?」などといらぬ疑心を抱かせて心証を悪くしてしまうこともあるため、できる限り素早いレスポンスを心掛けましょう。すぐに回答できないような案件であっても、「了解です!」「〇時までに返信します」など、何らかのリアクションをすることが大切です。
また、緊急の場合は電話をするなど、状況に合わせた連絡手段を選ぶ柔軟性も持ち合わせておきましょう。

最後に

アフターコロナでは、顔の見えないリモートワークが常態化していくことが予測されます。効率よく的確に、かつしっかりと感情も伝えつつ、質の良いコミュニケーションを図るためのポイントをしっかりと押さえて、オフィスでデスクを並べて仕事をしていた時と同じように成果を上げられるように努めていきましょう!

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