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2023/7/31
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タイパ（タイムパフォーマンス）とは、費やした時間に対する効果や満足度（時間対効果）を指し、近年トレンドワードとして注目を集めている言葉です。ショート動画の流行などプライベートシーンで浸透し始めた印象が強いですが、ビジネスの場面においてもタイパが重要なものであることは間違いありません。ワークポートが2023年6月に実施したタイパ意識に関する調査でも、プライベートや転職活動でタイパを重視したい人が過半数にのぼるなど、働き手の意識にもタイパ志向が根付き始めていることが明らかになりました。そこで今回は、ビジネスシーンにおいてタイパを上げるための時間管理術をご紹介します。
仕事において、タイパが悪いと感じた経験がある人は多いのではないでしょうか。具体的には「効率的に進められず、やるべきことがどんどん山積みになっていく」「時間管理がうまくいかず、業務が予定どおりに終わらない」など、時間を有効活用できず満足のいく成果が得られない（生産性が低い）状態が、タイパが悪い状況といえます。このように仕事のタイパが悪くなってしまう場合、主に以下のような原因が考えられます。
・無駄な作業や会議が多い
不要な作業工程が多いと、余計な時間や労力を割くことになるためタイパが悪くなります。また、慣行的な会議への出席や会議の長時間化などは、個人だけでなく組織全体の生産性を低下させます。
・すべての業務で完璧を求め過ぎている
業務におけるあらゆる工程で最初から完璧を求めすぎてしまうと、一つひとつの作業に必要以上の時間を費やしてしまいがち。手戻りによって時間を無駄にしたり、本当に力を入れるべき場面で時間が足りなくなったりするリスクもあります。
・忙しさのあまりタスク管理をしていない
時間や作業に追われてその場しのぎで目の前のタスクをこなすだけになってしまうと、業務をコントロールできずタスクの抜け漏れや納期遅れが発生しやすくなります。
タスクの整理やスケジュールの設計を行う時間を毎日確保するようにしましょう。忙しいときでもきちんと業務をコントロールすることが、タイパ向上につながります。タイミングとしては、1日の終わりに翌日分のタスク管理をしておくのがおすすめ。朝からスムーズに仕事に取り掛かることができます。
タスク管理の際は、まず自分のタスクを洗い出して見える化することが大切です。今抱えている業務の量や内容をしっかりと把握することで、抜け漏れなく効率的に業務を進めやすくなります。
タスクを洗い出したら、それぞれの期限を確認しましょう。また、期限のない業務も自発的に期限を設けて「〇日の〇時までに提出します」などと上司やメンバーに宣言するようにすると、業務の緊急性や重要度の認識を合わせることができます。
タスクの期限を考慮して優先順位をつけることも重要です。何から手をつけるべきか前もって判断しておくことで業務をスムーズに進めやすくなり、目先の業務に追われてやるべきことが後回しになるのを防ぐことにもつながります。
タスクの優先順位を決めたら、それぞれの業務に必要な時間を大まかに想定してスケジュールを組みましょう。あらかじめ作業時間を区切っておけば実業務でも時間配分を意識しやすくなるため、各工程で完璧を求めすぎてしまう人にも効果的です。
スケジュールは詰め込みすぎず余白の時間を設けておくのがポイントです。ある程度ゆとりがあれば、臨時依頼や業務の緊急性の変化にも対応しやすくなります。また、スキマ時間で細かいチェック作業やスケジュールの見直しをすることや、スケジュールの前倒しなどもしやすい状況になります。
メンバー間でタスクを共有して、全体の進捗状況や各人の作業量・スケジュール感などを把握し合えば、チームや組織で協力・連携をしやすい体制が構築できます。また、自分のやるべきことを公言することはモチベーション維持にも効果的です。
個人の持っている情報やノウハウをメンバー間で共有し合うことも大切です。情報を探す時間と手間の削減や業務の属人化解消につながり、組織全体の業務効率や生産性を向上させます。
業務そのものの効率化が必要な場合は、ツールを導入するのもひとつの手です。無駄な作業や会議などの削減にもつながります。最近では、ビジネスにおけるさまざまなシーンで業務効率化に役立つ便利なツールが数多く開発されていますので、必要に応じて検討してみるのも良いかもしれません。
・タスク管理ツール
「Trello」…ボードに付箋紙を貼り付けるような感覚でタスクを視覚的に管理できるツール。
「Backlog」…チームの業務を見える化してプロジェクトやタスクの進捗を管理できるツール。
・コミュニケーションツール
「Slack」…チャットや通話などでチームのコミュニケーションや情報を集約できるツール。
「Chatwork」…チャットや通話などのコミュニケーションとタスク管理が併用できるツール。
・RPAツール
「WinActor」…原則Windows上でのすべての作業で利用できるPC業務の自動化ツール。
「AUTORO」…サーバー・端末が不要で幅広いPC業務を自動化できるツール。
今回は、ビジネスシーンでタイパを上げるための簡単な時間管理術をご紹介しました。このように、日々のタスク管理などで自発的に労働環境の改善に取り組むことがタイパの向上につながります。また、周囲を巻き込んでタイパ改善に取り組むことは、個人だけでなく組織全体のパフォーマンスを上げることにも役立つでしょう。みなさんも自分に合う時間管理術を取り入れて、ぜひタイパの向上に取り組んでみてくださいね。
▼【調査報告】全国の転職希望者に聞いた！ 「転職活動におけるタイパ意識」について
8割弱が「転職活動でタイパを重視したい」 理想の活動期間は「3ヵ月以内」 広がるタイパ意識
一方「タイパの悪い場面がある」67.1％ 求人探しやスケジュール調整など 活動意欲にも影響
https://www.workport.co.jp/corporate/news/detail/854.html
（2023年6月ワークポート調べ）
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