頭を整理しやるべきタスクを明確化できるツール TODOリスト

頭を整理しやるべきタスクを明確化できるツール TODOリスト

TODOリストというツールはご存知でしょうか。一日に処理するタスク、つまりTO DO(やること)を手帳やパソコンに記載したものです。仕事に忙殺されやるべきことがわからない状態から頭の中が整理され、効率よく仕事を進めることができるようになります。今回は社会人も多く利用しているTODOリストの効果と、作成の際のコツを紹介します。


TODOリストとは?

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TODOリストとは、英語で「やること」を意味する”TO DO“が元となっている、仕事や日常生活の中の作業をリストアップし管理するツールのことです。

リスト化するメリットとしては、頭の中にある雑多な情報を書き出すことで脳の負担が減り、作業に取り掛かりやすくなることです。

不安や心配事を紙に書き出すことで気持ちを客観視でき、適切な対処法も浮かんできたという経験をしたことのある人も多いと思います。私たちの脳は複数の作業を同時並行で管理することに向いておらず、負担や混乱が起きやすいとされています。

その結果作業に取り掛かるまで時間が掛かったり、プレッシャーから本来やるべき重要な仕事を先延ばしにして、負担の少なく重要度が低い単純作業ばかりするようになってしまうのです。

そのためTODOリストを用いてタスクを見える化することで、頭の中の情報が整理整頓されスムーズに作業に入ることができるようになります。

最優先事項のタスクから順に取り掛かる

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TODOリスト作成にあたり、締め切りが近く緊急度の高いもの、難しい仕事で時間がかかりそうなものから順番に優先順位を設定し、最優先事項から順番に処理していくようにしましょう。

それらの基準を元に優先順位をつけることで、何から手をつけていいか分からないという状況をなくし、その日の作業の手順が明確になります。

また、重要な仕事を先に終わらすことで先延ばしを防ぎ、先延ばしによる罪悪感やプレッシャーを減らす効果も期待できます。

緊急度や重要度が高い仕事は面倒に感じてしまい、つい負担から逃げるようにどんどん先延ばしになることも少なくありません。先延ばししただけで仕事がなくなった訳ではありませんからプレッシャーは残り続け、後々の作業にまで悪影響を及ぼしてしまいます。

先延ばしを防ぐためにも優先順位をしっかりと設定し、最優先事項の作業から潰していくようにしましょう。

小さなタスクは入れず、リストは簡潔に

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稀にTODOリスト内にびっしりと作業をリストアップしている人がいます。細かく書き込み次々とそれらを処理していく達成感は得ることができるかもしれません。

しかしリスト項目が多すぎるとむしろプレッシャーや負担感が増してしまい、長続きしなくなってしまいます。何より後回しにしていいタスクに集中力や時間が割かれてしまうことで、優先するべきタスクが疎かになってしまいます。

TODOリストの肥大化は避け、タスクは簡潔に記すのがポイントです。そのためには翌日でも問題ないタスクは翌日分に回したり、数分で終わるような小さなタスクは書き込まずにその場で処理するようにしましょう。

リストの中にはやるべきことだけを残しシンプルにすることで、リストに振り回されてモチベーションが低下してしまう事態を防ぐことができますよ。

MinSuku
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