タスクに優先順位をつけるには?タスクを上手に管理する方法

タスクに優先順位をつけるには?タスクを上手に管理する方法

タスクの管理はうまくできていますか?やるべきことが沢山あるなかで、タスクを上手に管理すれば何から取り掛かれば良いのか、いつまでにやればいいのかが見えてきて仕事のミスを減らすことができます。ここでは、生産性を上げるためにもタスクをどう管理すれば良いのかをご紹介します。


タスクに優先順位をつける時のポイント

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タスクに落としたものに優先順位をつければ、これまで以上に生産性が上がりタスクをこなす習慣もより身に付くようになります。

しかし、タスクを並べてもどれから優先順位を付ければいいのか迷ってしまうことがありますよね。

そこではじめに、タスクに優先順位をつける時のポイントをご紹介します。

1.まずはタスクを一か所に集める

タスクに優先順位をつける前に、タスクを一か所に集めて一覧できるようにしておきましょう。

一か所に集めれば、そのタスクにかかる時間やタスクをこなすうえで欠かせない他のタスクなどが見えてきます。

自分がこれからするべきタスクの量が分かるだけで、時間の割り振りも簡単にできるようになるでしょう。

2.重要度が高いまたは緊急を要するものを分ける

タスクの中で重要度の高いもの、もしくは緊急を要するものがどれなのか選別して分けておきましょう。

もし重要度と緊急性の2つの要素が重なっている場合は優先順位が最高位になります。

重要度はあるけど緊急性がないものでも、計画を密に練って進めていかなくてはいけない場合があります。そうなれば緊急性が高いタスクと同時進行で行わなくてはいけなくなりますよね。

このように、「重要性と緊急性があるもの」「重要性はあるが緊急性がないもの」「重要性はないが緊急性があるもの」「どちらもないもの」と4つに分ける方法は、作家のスティーブン・R・ゴヴィーの時間管理のマトリックスによるものです。
この方法なら時間の管理やタスクの進め方が見えてきますね。

3.同僚や上司とのコンタクトを大切にする

タスクに優先順位をつけるうえで、上司や同僚との情報交換やコンタクトも重要になります。

同僚の作業状況が分かれば助けを借りることができますし、自分の作業状況を伝えていれば問題が発生した場合の対処も早くなります。

また、どうしても優先順位が分からない場合は上司に聞くのも良いでしょう。
上司とのやり取りを通じて、緊急性が少ないと思っていたタスクでも作業を進めておいた方が良いと気づくこともできます。

タスク管理ツールを使う

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タスク管理に慣れていない、もしくはもっと効率的にタスクを管理したい場合、アプリのタスク管理ツールやスマホのToDoリストでタスクをまとめるのがおすすめです。

スマホならいつどんな時にもタスクを確認できますし、いざタスクの優先順位が変わっても変更しやすいです。

管理ツールは人気が高いものか自分に合ったものを選んでスマートに管理しましょう。

まとめ

整理されたタスクが綺麗に消化されていけば、作業を進めること自体が楽しくなってモチベーションも上がるはずです。

ツールを使えばもちろん、タスク管理は意外にも簡単にできるので今一度タスクを整理してみましょう。

MinSuku
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